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活动组织(大型活动组织工作流程模板)

时间:2021-04-23 00:36:15来源:黄埔信息网

活动组织(大型活动组织工作流程模板)

大型活动组织工作流程

为优化工作流程,提高工作效率,提高会议的质量和水平,根据实际情况,特制订会议组织工作预案,明确六大方面150个环节具体任务。

大型活动组织工作流程模板

一、会场布置流程

(一)外场

A、横幅

1、 落实标语;

2、 刻字,制作条幅;

3、 悬挂横幅。

B、气球

4、 落实气球的数量,明确大小,购买气球;

5、 刻字,制作条幅;

6、 悬挂气球。

C、花篮

7、 落实数量,明确大小,购买花篮;.

8、 拟定标语;

9、 摆放花篮。

D、地毯

10、 购买地毯

11、 摆放到位

12、 效果维护。

(二)内场

A、会标

13、 拟定文字,落实标语;

14、 刻字,制作条幅;

15、 悬挂横幅。

B、鲜花

16、 联系租花

17、 摆放到位。

C、音像

18、 调试话筒效果;

19、 会前播放效果音乐;

20、 颁奖时间播放音乐。

二、领导接待流程

(一) 成立机构、明确职责

21、建立领导机构、明确职责

22、建立工作机构、明确职责分工

(二) 邀请领导

22、确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜

23、确定邀请领导名单

24、购置纸张、请柬

25、印制请柬、车证

26、绘制路线图

27、拟定领导讲话/发言稿

28、装袋:请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿

29、发放邀请领导信函,保留联系单位、联系人、以备查询

30、确定参会领导名单

31、分类、分页打印到会领导名单

(三) 聘请礼仪服务人员

32、明确对礼仪生的要求、数量

33、电话、实地联系,确定联系人

34、会议/活动前实地演习,明确岗位分工(门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务)

35、联系、确定礼仪服装

36、确定礼仪酬劳

(四) 实地勘察会议/活动现场

37、确定贵宾室及宾客行走路线

38、安排接待岗位及人员

39、落实贵宾室饮水用具

40、落实签到用具

41、贵宾室内码放会议材料

(五) 座签

42、购置座签

43、打印人名

44、按顺序码放(单中心、双中心)

45、收存留用

(六) 签到簿、笔

46、购置签到簿、签到笔

47、专人现场负责指引签到

48、收存

(七) 现场接待

49、会议现场迎接领导入贵宾室

50、在贵宾室安排领导休息候会

(八) 选送礼品

51、购置礼品

52、将礼品码放适宜位置

53、发送礼品(直接在门口分发、在贵宾室分发、在进餐时分发)

(九) 引领领导入场

54、确定会议开始----听主办方主要负责人安排

55、引领领导进入会场坐席,观看演出/会前录像

56、引领领导到主席台就座

57、引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书

58、陪同/引领领导进餐

59、再次引领领导进入会场

60、引领领导与演员/工作人员合影

(十) 送别领导

61、安排车辆提前到岗

62、直接将领导送到车上,交待行使路线

63、活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜

三、材料准备流程

(一) 确定会议文件材料内容

64、拟定会议议程

65、确定发放的文件

(二) 协作会议文件材料

66、明确写作人员

67、召开专题会议,明确写作指导思想,思路,确定框架

68、集中写作

69、召开专题会议,修改稿件

70、修改、定稿

(三) 印制会议文件材料

71、印刷、装订会议文件材料

72、材料装袋

73、运送文件材料到会议/活动指定地点

(四) 分放文件材料

74、贵宾室摆放

75、摆放主席台

76、发放参会人员

77、收集、运送剩余文件材料

78、收存剩余文件材料

四、新闻宣传流程

(一) 新闻宣传

79、策划:拿出宣传意向,请领导定范围、定主题、定方向

80、形成新闻稿:提供相关材料、形成新闻稿件

81、邀请媒体:联系、落实人员、制签到表

82、落实宣传效果

(二) 信息报送

83、撰写信息:结合领导讲话,会议内容、效果编写信息

84、信息报送:向主管部门报送

(三) 摄影照相留资料

A、摄影

85、邀请专人或通知新闻中心

86、落实设备、准备磁带

87、落实摄影机位

88、编辑整理归档

B、照相

89、联系专人或通知新闻中心

90、备好设备、相机、胶卷、电池

91、整理归档

C、录音

92、落实专人负责

93、准备空白磁带等设备

94、整理文字、归档

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